AGB´s

 

1. Allgemeines
Im Rahmen einer erfolgreichen Zertifizierung stellt die W.S.cert GmbH interessierten Anbietern von Produkten, Dienstleistungen und Systemen (im folgenden Auftraggeber genannt) Zertifikate aus, die die Konformität eines Produktes/ einer Dienstleistung/ eines Systems mit festgelegten Anforderungen (Standards) dokumentieren. Die Zertifizierung umfasst die Konformitätsprüfung, -beurteilung und –überwachung durch Begutachtung sowie die Erteilung eines Zertifikats.

Alle Tätigkeiten werden von der W.S.cert GmbH selbst oder von beauftragten Dritten durchgeführt. Die W.S.cert GmbH arbeitet auf Grundlage der internationalen Norm DIN EN ISO/IEC 17065.

Diese Geschäftsbedingungen gelten mit der Beauftragung als verbindlich vereinbart. Anderslautenden Geschäftsbedingungen des Auftraggebers wird hiermit ausdrücklich widersprochen.

 

2. Vertragslaufzeit / Kündigungsfristen / Gebühren
Diese Geschäftsbedingungen gelten für die vereinbarte Laufzeit des Vertragsverhältnisses. Diese entspricht, soweit nicht anders vereinbart, der Laufzeit des Zertifikates, derzeit drei Jahre.

Eine ordentliche Kündigung des Vertrages kann drei Monate vor Ablauf des Zertifikats durch eingeschriebenen Brief mit Rückschein erklärt werden, andernfalls verlängert sich der Vertrag um eine weitere Zertifikatsperiode. Eine außerordentliche Kündigung durch den Auftraggeber ist mir einer Frist von drei Monaten zum Ende eines Kalenderjahres möglich durch eingeschriebenen Brief mit Rückschein. Diese außerordentliche Kündigung ist berechtigt, wenn der Auftraggeber darlegen kann, dass er mit den Leistungen von W.S.cert GmbH nicht zufrieden ist.

Wie der Auftraggeber kann auch der Auftragnehmer den Erstvertrag mit einer Frist von drei Monaten vor Vertragsablauf kündigen. Statt der ordentlichen Kündigung kann der Auftragnehmer W.S.cert GmbH unter Beachtung der gleichen Fristen eine Änderungskündigung erklären mit dem Angebot neuer Konditionen. Eine solche Änderungskündigung ist insbesondere bei veränderten Umständen im, Bereich des Kunden gerechtfertigt, die während der Vertragslaufzeit eingetreten sind (Beispiel: Veränderungen in der Standortzahl, Erweiterung oder Einschränkung des Zertifikatsumfang).

Die vertraglich festgelegten Gebühren auf der Basis der Gebührenordnung der W.S.cert GmbH werden von Auftraggeber anerkannt. Die aktuelle Gebührenordnung kann jederzeit angefordert werden. Bei Abbruch des Zertifizierungsverfahrens wird eine Verwaltungsgebühr in Höhe des entstandenen Aufwandes, mindestens aber in Höhe von EUR 500,00 erhoben. Bei nicht fristgemäßer Zahlung werden Mahngebühren in Höhe von EUR 15,00 fällig.

 

3. Vertraulichkeit und Datenschutz
Die W.S.cert GmbH verpflichtet sich, über alle Tatsachen, die ihr im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bei dem Auftraggeber bekannt werden, Stillschweigen zu bewahren, gleichviel, ob es sich dabei um firmenspezifische Erkenntnisse des Auftraggebers selbst oder dessen Geschäftsverbindungen handelt, es sei denn, der Auftraggeber entbindet sie von dieser Schweigepflicht oder rechtliche Vorschriften erfordern zwingend einer Weitergabe oder Veröffentlichung. Gleiches gilt auch für die Zeit nach Beendigung des Vertragsverhältnisses.

Die dem Auftraggeber von der W.S.cert GmbH überlassenen Unterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Der Auftraggeber erkennt an, dass alle ihm von der W.S.cert GmbH übergebenen oder zur Einsicht überlassenen Unterlagen Eigentum der W.S.cert GmbH bleiben und verpflichtet sich, diese nur intern zu verwenden, Dritten nicht zugänglich zu machen oder für andere als die vereinbarten Zwecke zu nutzen.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, die ihm zugänglich gemachten Informationen und Kenntnisse über Angelegenheiten der W.S.cert GmbH, deren Mitarbeiter, Prüflaboratorien und Begutachtern vertraulich zu behandeln. Diese Verpflichtung bleibt über das Ende des Vertragsverhältnisses hinaus für die Dauer von 3 Jahren bestehen.

Die W.S.cert GmbH führt ein Verzeichnis der zertifizierten Produkte / Dienstleistungen / Dienstleistungsbetriebe / Systeme und hält es auf dem aktuellen Stand. Falls es das Zertifizierungssystem erfordert, werden die Daten dem Systemträger übermittelt, die sie ggf. auch veröffentlicht. Der Auftraggeber stimmt diesem Verfahren ausdrücklich zu.

 

4. Mitwirkungspflicht des Auftraggebers und Wahrung der Unabhängigkeit
Der Auftraggeber hat alle Tatsachen, Unterlagen, Verfahren und Prozesse im vollem Umfang unaufgefordert darzulegen und aktiv bei der Zertifizierungsdienstleistung mitzuwirken. Dies gilt insbesondere für den Fall der ausdrücklichen Aufforderung durch die W.S.cert GmbH. Der Aufraggeber trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit und Richtigkeit seiner Angaben.

Der Auftraggeber muss sämtliche erforderlichen Vorkehrungen für die Begutachtung seines Betriebs treffen, einschließlich dem Zugang zu allen Bereichen und zum Personal zum Zwecke der Bewertung und der Behandlung von Beschwerden. Insbesondere verpflichtet sich der Auftraggeber, dem Begutachter Einsicht in die Dokumentation der Beschwerden zu gewähren, die gegen sein Unternehmen gerichtet sind.

Der Auftraggeber ist diesbezüglich verpflichtet:

  • über alle an ihn gerichteten Beanstandungen bezüglich der Konformität des zertifizierten Produkts / Dienstleistung / System mit der betreffenden Norm Dokumente zu führen und diese Aufzeichnungen der Zertifizierungsstelle auf Verlangen zugänglich zu machen,
  • bei durch Beanstandungen festgestellten Mängeln, die die Erfüllung der Zertifikatsanforderungen beeinträchtigen können, angemessene Maßnahmen einzuleiten,
  • die durchgeführten Maßnahmen zu dokumentieren.

Diese Protokollpflicht erstreckt sich auf die gesamte Laufzeitz des Zertifikats. Nach Erlöschen des Zertifikats besteht eine Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren.

Der Auftraggeber ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was die Unabhängigkeit der W.S.cert GmbH – Mitarbeiter und Begutachter beeinträchtigen könnte. Dies gilt besonders für Angebote für Beratungstätigkeit, Anstellung und Aufträge auf eigene Rechnung, gesonderte Honorarabsprachen oder sonstige geldwerte Zuwendungen. 

 

5. Haftung
Die W.S.cert GmbH haftet nur für grob fahrlässiges und vorsätzliches Handeln.

Die Erteilung eines Zertifikats befreit den Auftraggeber nicht von der fortlaufenden Verpflichtung, weitergehende gesetzliche oder sonstige Anforderungen an sein Produkt, seine Dienstleistung  oder sein System zu erfüllen.

Eine auf die Erteilung des Zertifikats und des damit verbundenen Zeichennutzungsrechts gestützte Haftung der W.S.cert GmbH für Mängel der gekennzeichneten Produkte / Dienstleistungen / Systeme besteht nicht.

Der Auftraggeber verzichtet auf die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die W.S.cert GmbH, die sich auf die Erteilung, die Nichterteilung oder den Entzug eines Zertifikats stützen. Der Auftraggeber stellt die W.S.cert GmbH von allen Ansprüchen frei, die aus der Erteilung des Zertifikats bzw. aus der Nichterteilung gegen die W.S.cert GmbH erhoben werden. Der Auftraggeber verzichtet auf die Geltendmachung von Ansprüchen gegen die W.S.cert GmbH, die sich auf ein bestimmtes Zertifizierungsergebnis stützen. Etwaige Schadensersatzansprüche verjähren nach 12 Monaten. Der Schaden wird auf die fünffache Auftragssumme begrenzt.

 

 

6. Zertifizierungsverfahren
6.1.
Zertifizierungsantrag / Antrag auf Änderung des Geltungsbereichs der Zertifizierung 
Der Auftraggeber hat mit dem Antrag auf Zertifizierung folgende Unterlagen einzureichen:

a)    Unternehmensform, Name, Anschrift und Rechtsform

b)    Eine Beschreibung der zu zertifizierenden Produkte, Dienstleistungen, das Zertifizierungssystem und die Normen, nach denen jedes Produkt / Dienstleitung oder System zu zertifizieren ist, soweit dem Antragsteller bekannt.

Nach Prüfung des Zertifizierungsantrags wird ein Zertifizierungsvertrag abgeschlossen, insofern die beantragte Zertifizierung im Tätigkeitsbereich der W.S.cert GmbH oder ihrer Kooperationspartner liegt und geleistet werden kann. Ist dies nicht der Fall, kann die W.S.cert GmbH den Antrag auf Zertifizierung ablehnen.

Stellt der Auftraggeber den Antrag zu Änderung des Geltungsbereichs (Erweiterung oder Einschränkung) einer bereits erteilten Zertifizierung, entscheidet die W.S.cert GmbH darüber, ob und wie die Änderung in das bestehende Zertifizierungsverfahren integriert werden kann oder welche Vertragsergänzungen ggf. nötig werden. 

6.2. Zertifizierungsvertrag 
Mit Abschluss des Zertifizierungsvertrags ist die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens im Unternehmen des Auftraggebers vereinbart.

6.3. Begutachtung 
Die Erstevaluierung erfolgt in Form einer Begutachtung, in der die Konformität eines Produktes / einer Dienstleistung / eines Systems mit den Standards geprüft und beurteilt wird.

6.4. Zertifizierungsentscheidung und Zertifikatserteilung 
Auf der Grundlage der Ergebnisse der Begutachtung entscheidet die W.S.cert GmbH über die Erteilung eines Zertifikats. Ein Zertifikat wird für ein Produkt / ein Dienstleistungsbetrieb / System auf den Namen des Auftraggebers erteilt. Die W.S.cert GmbH erteilt mit dem Zertifikat eine Registriernummer für die Rückverfolgbarkeit und Identifikation des Produktes / der Dienstleistung / des Dienstleistungsbetriebes  / des Systems.

Die W.S.cert GmbH bleibt alleiniger Eigentümer des Zertifikats. Ein Zertifikat wird erst dann gültig, wenn sie Zertifizierungsgebühr bzw. die Zertifikatsgebühr entrichtet worden sind. Es bleibt nur solange gültig, wie die vereinbarten Zertifizierungsgebühren und ggf. die Gebühren des Standardgebers entrichtet sind. Nach Aussetzung, Annullierung, Erlöschen oder Entzug der Zertifizierung muss der Auftraggeber sämtliche von der W.S.cert GmbH geforderten Zertifizierungsdokumente zurückgeben.

6.5. Gültigkeit des Zertifikats
Das Zertifikat hat eine Gültigkeit von drei Jahren, vorbehaltlich künftiger Änderungen seitens des Standardgebers oder gesetzlicher Anforderungen. Der Inhaber wird in seinem Interesse darauf hingewiesen, rechtzeitig vor Ablauf des Zertifikates eine Verlängerungsbegutachtung zu veranlassen bzw. durch die W.S.cert GmbH zu gestatten.

Eine Verlängerung des Zertifikats ist möglich, wenn keine wesentlichen Änderungen am Produkt / Dienstleistung / Dienstleistungsbetrieb / System vorgenommen wurden. Dies wird nach Ablauf der Zertifikatslaufzeit im Rahmen eines Rezertifizierungs-Begutachtung überprüft. Bei einer Verlängerung wird in der Regel die Registriernummer beibehalten.

6.6. Aussetzung, Entzug und Erlöschen des Zertifikats 
Die Bedingungen für die Aussetzung, Entzug und das Erlöschen von Zertifikaten sind im geltenden Zertifizierungsverfahren der W.S.cert GmbH dargestellt und Teil des Vertrages. Sie können jederzeit bei der W.S.cert GmbH angefordert werden.

6.7. Jährliche Überwachung 
Zur Überwachung der Konformität des zertifizierten Produkts / Dienstleistung / Systems mit den entsprechenden Standards werden jährliche Überwachungs-Begutachtungen durchgeführt, soweit der Standard nicht einen anderen Begutachtungs-Rhythmus vorschreibt.

Der Auftraggeber hat durch geeignete Maßnahmen der Qualitätssicherung dafür zu sorgen, dass die bei der Zertifizierung bestätigten Eigenschaften seiner Produkte / Dienstleistungen / Systeme aufrechterhalten bleiben. Dies kann durch eine werkseigene Produktionsüberwachung und darüber hinaus durch Maßnahmen im Rahmen eines Qualitätsmanagement-Systems gemäß der Normenreihe DIN EN ISO 9000 sichergestellt werden. Aufzeichnungen der Produktionsüberwachung sind auf Verlangen der W.S.cert GmbH vorzulegen. Die Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren.

Werden bei der Konformitätsprüfung Abweichungen festgestellt, hat der Zertifikatsinhaber unverzüglich alle geforderten Maßnahmen zur Abstellung des Mangels zu ergreifen. Fehlerhafte Produkte sind zu kennzeichnen und auszusondern. Die Prüfung ist regelmäßig zu wiederholen, um festzustellen, ob der Mangel beseitigt ist. W.S.cert GmbH ist auf Aufforderung berechtigt, Proben bzw. Dokumente und Aufzeichnungen zum Zwecke der Prüfung zu entnehmen bzw. einzusehen.

Werden Mängel an einem zertifizierten Produkt im Markt festgestellt, wird der Zertifikatinhaber von der W.S.cert GmbH schriftlich aufgefordert, die Mängel zu beseitigen.

Bei Mängeln, die unmittelbar oder mittelbar Einfluss auf das sicherheitstechnische oder funktionstechnische Verhalten haben, hat der Zertifikatsinhaber dafür Sorge zu tragen, dass die Produkte bis zur Beseitigung der Mängel nicht mehr mit den Zertifizierungszeichen gekennzeichnet werden. Die Mängel sind unverzüglich auch auf Lager befindlichen Produkten abzustellen. Der Zertifikatsinhaber hat in einem solchen Fall innerhalb von vier Wochen bei der W.S.cert eine Nachbegutachtung zu veranlassen und in diesem Rahmen nachzuweisen, dass die Mängel behoben wurden sind und dass beanstandete Produkt wieder den festgelegten Anforderungen entspricht. Hält der Zertifikatsinhaber die vorgegebene Frist nicht ein, wird ihm das Zertifikat und damit die Berechtigung - nach einer angemessenen Nachfristsetzung - zur Nutzung des Zertifikats entzogen.

Bei Abweichungen, die keinen Einfluss auf das sicherheitstechnische oder funktionstechnische Verhalten haben, hat der Zertifikatsinhaber der W.S.cert GmbH bzw. dem beauftragten Begutachter innerhalb der bei der Begutachtung gesetzten Frist und in geeigneter Weise nachzuweisen, dass die Mängel am beanstandeten Produkt behoben worden sind. Besteht weiterhin Grund zur Beanstandung, wird das Zertifikat von der W.S.cert GmbH zunächst ausgesetzt und gleichzeitig eine angemessene Frist zur Beseitigung der Mängel eingeräumt. Kommt der Zertifikatsinhaber der Aufforderung nicht innerhalb der gesetzten letzten Frist nach, oder kann die Beseitigung der Mängel erneut nicht nachgewiesen werden, entzieht die W.S.cert GmbH das Zertifikat.

6.8. Sonderbegutachtungen bei Änderungen und Ergänzungen des Zertifizierungsumfangs
Der Auftraggeber ist verpflichtet, die W.S.cert GMBH über alle wesentlichen Änderungen, die auf Umfang und Art der Zertifizierung Einfluss haben, unverzüglich Mitteilung zu geben. Dies betrifft insbesondere die Organisation (z.B. Firma und Firmensitz), das zertifizierte Produkt / Dienstleistung / Dienstleistungsbetrieb / System sowie auf Änderungen des Tätigkeitsfeldes. Der Antrag auf Eröffnung eines Insolvenzverfahrens ist unverzüglich anzuzeigen.

Eine Sonder-Begutachtung kann stattfinden:
a)    wenn Ergänzungen, Erweiterungen oder Änderungen am zertifizierten Produkt oder System vorgenommen wurden, die Einfluss auf die Konformität mit den zugrundeliegenden Anforderungen haben

b)    wenn sich die Normen oder Bestimmungen, denen das Produkt gemäß der Zertifizierung entsprechen soll, ändern

c)    bei Eigentümer- oder Strukturwechsel in der verantwortlichen Leitung des Anbieters.

Art und Umfang einer Sonder-Begutachtung werden dem Zweck entsprechend in jedem Einzelfall von der W.S.cert GmbH festgelegt.

6.9. Ergebnisbericht
Der Auftraggeber erhält nach Abschluss des Zertifizierungsverfahrens in jedem Fall einen Bericht über das Ergebnis der Zertifizierung.

6.10. Zertifikatsverwendung und Kennzeichnung zertifizierter Produkte
Der Auftraggeber darf Erklärungen über die Zertifizierung nur innerhalb des Geltungsbereichs der Zertifizierung angeben. Die Zertifizierung darf ausschließlich dazu verwendet werden, um anzuzeigen, dass Produkte / Dienstleistungen / Systeme hinsichtlich ihrer Konformität mit festgelegten Normen zertifiziert sind. Der Anbieter muss sich bemühen sicherzustellen, dass kein Zertifikat oder Bericht oder Teil davon in irreführender Weise verwendet wird.

Nach Aussetzung, Annullierung, Erlöschung oder Entzug der Zertifizierung muss der Anbieter jegliche Werbung einstellen, die sich auf die Zertifizierung in irgendeiner Weise bezieht.

Bei Produktzertifizierungen muss das Produkt den Namen des Herstellers / Vertreibers oder eine rechtlich geschützte und eingetragene Herstellermarke tragen. In Ausnahmefällen, wenn das Produkt selbst eine Kennzeichnung nicht zulässt, ist die Angabe auf der Verpackung anzubringen.

6.11. Überwachung der Verwendung von Zertifikaten und Zeichen
Die ordnungsgemäße Verwendung des Zertifikats und der im Rahmen der Zertifizierung verwendeten Zeichen wird von der W.S.cert GmbH überwacht. Bei Erkennen unkorrekter Verwendung leitet die W.S.cert GmbH die erforderlichen Schritte zur Beseitigung der Beanstandung ein (z.B. Sonder-Begutachtung). Art und Umfang einer Sonderbegutachtung werden dem Zweck entsprechend in jedem Einzelfall von der W.S.cert GmbH festgelegt.

 

7. Zeichennutzung / Logoverwendung
Mit der Vergabe eines Zertifikats erteilt die W.S.cert GmbH gegebenenfalls auch das Nutzungsrecht für bestimmte Zeichen, die nur in Verbindung mit einem gültigen Zertifikat genutzt werden dürfen, z.B. das W.S.cert GmbH Logo. Eine reprofähige Vorlage des jeweiligen Zeichens wird von der W.S.cert GmbH zur Verfügung gestellt.

Die W.S.cert GmbH hat die exklusiven Nutzungsrechte am Urheberrecht dieser Zeichen. Jeder Missbrauch wird rechtlich verfolgt. Die Zeichen dürfen nur in der ursprünglichen Form geführt werden. Jedes Zeichen darf nur proportional in seiner Größe verändert werden. Abweichend von der Farbgestaltung der Vorlage dürfen die Zeichen einfarbig dargestellt werden. Die Zeichen dürfen in Drucksachen (z.B. Briefbögen) und Werbeschriften benutzt werden, jedoch nur in direktem Zusammenhang mit dem entsprechenden Produkt, Dienstleistung, Dienstleistungsbetrieb, System. Sie dürfen auch auf Verpackungen Verwendung finden, sofern diese ausschließlich für die zertifizierten Produkte bestimmt sind. Der Nutzungsberechtigte ist verpflichtet, alles zu unterlassen, was dem Ansehen des Zeichens in der Öffentlichkeit Schaden zufügen kann. Die Registriernummer ist immer in räumlicher Nähe zum Zeichen anzugeben. In Ausnahmefällen kann mit schriftlicher Zustimmung der W.S.cert GmbH die Registriernummer an anderer Stelle angeben werden.

 

8. Beschwerdemanagement
Der Ablauf von Beschwerdeverfahren ist im Beschwerdeverfahren der W.S.cert GmbH dargestellt und Teil des Vertrages. Nähere Informationen können bei der W.S.cert GmbH jederzeit angefordert werden.

 

9. Gerichtsstand
Gerichtsstand ist Essen, soweit rechtlich zulässig. Das Vertragsverhältnis unterliegt ausschließlich deutschem Recht. Erfüllungsort ist Mülheim an der Ruhr.

 

10. Abweichende Vereinbarungen
Abweichende Vereinbarungen oder Nebenabreden bedürfen der Schriftform. Sollten einzelne Bestimmungen der vertraglichen Vereinbarungen –einschließlich einzelner Klauseln dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen- unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit des gesamten Vertragswerkes nicht. Die Parteien sind verpflichtet, die unwirksame Klausel unverzüglich durch eine solche zu ersetzen, die der unwirksamen in ihrem Sinngehalt möglichst nahe kommt.